Wat is tekenbevoegdheid en wie is er tekenbevoegd? Als je een overeenkomst gaat sluiten met een onderneming dien je na te gaan met wie je precies een overeenkomst gaat sluiten en of degene die namens de onderneming de overeenkomst aangaat ook tegenbevoegd is.
Als je bij de Subway een broodje koopt zal de medewerker die jou dit broodje verkoopt waarschijnlijk geen bestuurder of gemachtigde van de Subway zijn. Toch mag deze medewerker jou dit broodje rechtsgeldig verkopen en dus een overeenkomst sluiten namens de Subway. In dit artikel leggen wij jou uit hoe de vertegenwoordiging en tekenbevoegdheid van een onderneming in elkaar zit.
Voordat we verder ingaan op wie er binnen een onderneming tekenbevoegd is – en dus een overeenkomst mag aangaan namens een onderneming – is het van belang om duidelijk te hebben met wie je een overeenkomst gaat sluiten. Stel bijvoorbeeld je wilt een overeenkomst sluiten met de Subway, dan is het onwaarschijnlijk dat je in jouw overeenkomst Subway als contractpartij zal opnemen. Subway werkt namelijk met franchisenemers die weliswaar gebruikmaken van de handelsnaam ‘Subway’, maar die in de praktijk bij de KVK staan ingeschreven als ‘eigen naam’ t.h.o.d.n. (tevens handelend onder de naam) Subway.
In dit soort gevallen is het belangrijk om de juiste gegevens van deze franchisenemer in de overeenkomst op te nemen en niet de gegevens van bijvoorbeeld Subway Nederland. De franchisenemer zal immers niet bevoegd zijn om namens Subway Nederland een rechtsgeldige overeenkomst te sluiten. Bij kleinere ondernemingen is het vaak duidelijk met wie je zaken doet, maar bij grotere ondernemingen of franchisenemers is het goed om hier extra bij stil te staan.
Hoe kom je er nu achter met welke onderneming je precies zaken doet? Er zijn verschillende databases online beschikbaar die jou deze informatie kunnen verschaffen. De meest betrouwbare bron is een recent uittreksel van de KVK. Een dergelijk uittreksel kun je zelf bij de KVK opvragen. Je kunt ook bij de onderneming waarmee je zaken wilt gaan doen vragen om een uittreksel. Let hierbij wel op dat het een recente versie is.
Wanneer je weet met welke onderneming je een overeenkomst gaat sluiten dan is het van belang om te controleren of degene die namens de onderneming tekent ook daadwerkelijk rechtsgeldig bevoegd is om te tekenen. Dit noemen we ook wel de tekenbevoegdheid. Het controleren van de tekenbevoegdheid kan op verschillende manieren. De meest betrouwbare manier is het opvragen van een recent uittreksel bij de KVK. Op het uittreksel staat aangegeven wie bevoegd is om op te treden namens de betreffende onderneming – en dus ook tekenbevoegd is. In sommige gevallen is een uittreksel echter niet voldoende en moeten ook de statuten van de onderneming worden geraadpleegd. Het opvragen van de statuten kan eveneens bij de KVK.
Bij een holdingstructuur kan het soms wat ingewikkelder zijn om erachter te komen wie tekenbevoegd is. We nemen hierbij weer de Subway als voorbeeld. Veel ondernemers gebruiken een holdingstructuur om zichzelf te beschermen tegen aansprakelijkheid of om meerdere ondernemingen te beheren. In dit geval zou de bevoegd bestuurder in het KVK-uittreksel van de Subway bijvoorbeeld ‘Jans holding b.v.’ kunnen zijn. In dit geval weet je dus nog niet welk natuurlijk persoon nu tekenbevoegd is om namens deze holding op te treden als bestuurder van de Subway. Om hierachter te komen zul je een KVK-uittreksel van de holding moeten opvragen om te kijken of hierin een natuurlijk persoon zit die tekenbevoegd is. Als dat niet het geval is zul je hetzelfde weer moeten doen voor de rechtspersoon die in deze holding zit. Bij complexe holdingstructuren is het verstandig om een jurist te laten controleren wie tekenbevoegd is.
Per rechtsvorm zijn er verschillende regels over wie er tekenbevoegd is voor het aangaan van bepaalde overeenkomsten. Hieronder wordt per rechtsvorm uiteengezet hoe de bevoegdheid in beginsel geregeld is.
Bij de eenmanszaak is doorgaans de eigenaar zelfstandig bevoegd, een eigenaar is vaak ook de enige persoon die bij een eenmanszaak bevoegd is.
Bij een vennootschap onder firma, ook wel een vof kunnen de verschillende vennoten beperkt, onbeperkt of niet bevoegd zijn. Om erachter te komen of een vennoot beperkt, onbeperkt of niet bevoegd is kan het handelsregister van de KVK worden geraadpleegd. In het handelsregister kan bijvoorbeeld zijn opgenomen dat sommige vennoten zelfstandig bevoegd zijn tot een bepaald bedrag en dat voor hogere bedragen enkel de vennoten gezamenlijk bevoegd zijn.
Bij een commanditaire vennootschap is de enige beherende vennoot bevoegd om te tekenen. Als er sprake is van meerdere beherende vennoten dan geldt dezelfde regel als bij de vof. Het handelsregister van de KVK dient dan te worden geraadpleegd om erachter te komen of de beherende vennoten zelfstandig, beperkt of niet bevoegd zijn.
Bij een maatschap zijn de maten bevoegd om namens de maatschap te tekenen indien ze van de andere maten een volmacht hebben gekregen. Maten kunnen daarnaast net zoals bij de cv en de vof beperkt, onbeperkt of niet bevoegd zijn.
Bij een rederij zijn de leden van een rederij gezamenlijk bevoegd. De rederij kan een boekhouder aanstellen die voor zover het de normale exploitatie van het schip betreft zelfstandig bevoegd is.
Bij rechtspersonen is de bevoegdheid iets ingewikkelder. Het bestuur in zijn geheel is in beginsel bevoegd, bestuurders kunnen daarnaast ook zelfstandig, gezamenlijk of niet bevoegd zijn. De bevoegdheid van de bestuurders is terug te vinden in de statuten van de rechtspersoon. Deze statuten kunnen bij de KVK worden opgevraagd.
Nu vraag jij je wellicht af hoe de Subway-medewerker bevoegd kan zijn. Een medewerker zal immers hoogstwaarschijnlijk in het geval dat de Subway een bv is geen bestuurder zijn die zelfstandig bevoegd is. In dit geval is er echter sprake van een zogenaamde functionele volmacht. Hoe dit precies werkt wordt hieronder verder uitgelegd.
Naast de bovengenoemde eigenaren, maten, vennoten of bestuurders kunnen ook werknemers of derden bevoegd zijn als ze beschikken over een zogenaamde volmacht. Een volmacht is kort gezegd een verklaring dat de gevolmachtigde namens het bedrijf bevoegd is om bepaalde handelingen te verrichten. Een volmacht kan in het handelsregister worden ingeschreven, maar dit hoeft niet altijd het geval te zijn. Er zijn namelijk verschillende vormen van volmachten.
Een volmacht kan schriftelijk zijn. Dat wil zeggen dat de volmacht op papier wordt gezet en wordt getekend door de persoon of personen die bevoegd is of zijn om een volmacht te verlenen. Als er sprake is van een schriftelijke volmacht, dan is het verstandig om deze persoon te vragen voor een afschrift van deze volmacht zodat kan worden gecontroleerd of deze volmacht op de juiste wijze en door de juiste persoon is verleend en/of de volmacht de gevolmachtigde ook de juiste bevoegdheid geeft.
Volmachten zijn in beginsel vormvrij en kunnen daarom ook mondeling geschieden. Als iemand aangeeft een mondelinge volmacht te hebben is het echter lastig om te verifiëren of dit ook wel echt het geval is. Het is daarom aan te raden om bij een mondelinge volmacht alsnog om een schriftelijke verklaring te vragen waaruit blijkt dat deze mondelinge volmacht daadwerkelijk is verleend.
Volmachten zijn zoals gezegd vormvrij, wat inhoudt dat deze ook stilzwijgend kunnen worden verleend, bijvoorbeeld omdat het bij iemands functie hoort.
Een goed voorbeeld van een functionele volmacht is de Subway-medewerker. Van de medewerkers van Subway mag worden verwacht dat deze bevoegd zijn om jou een broodje te verkopen en zodoende de Subway aan een koopovereenkomst te binden. Het is immers de functie van de Subway-medewerker om broodjes te verkopen.
In sommige gevallen kan het lijken alsof iemand een volmacht heeft. Stel bijvoorbeeld de Subway-medewerker wil jou een pet van de Subway verkopen. In dit geval is er wellicht geen volmacht verleend aan de Subway-medewerker voor het verkopen van de pet. Het is immers de taak van de medewerker om broodjes te verkopen en geen kledingstukken. Toch kan de schijn van een volmacht ook al voldoende zijn om te leiden tot een geldige totstandkoming van een overeenkomst. In dergelijke gevallen moet wel rekening worden gehouden met redelijkheid. Zo zou het aannemelijk kunnen zijn dat de Subway-medewerker jou een pet mag verkopen, maar bijvoorbeeld niet het pand van de Subway.
Als je een overeenkomst gaat sluiten met een onderneming dien je na te gaan met wie je precies een overeenkomst gaat sluiten en of degene die namens de onderneming de overeenkomst aangaat ook daadwerkelijk tekenbevoegd is. Om de bevoegdheid te controleren is het verstandig om gebruik te maken van het handelsregister van de KVK. In het handelsregister kun je zowel een uittreksel van de onderneming inzien als ook de statuten en in sommige gevallen ook de gevolmachtigde van de onderneming.
Wellicht vraag jij je na het lezen van dit artikel af wat nu precies de juridische grondslag is. Daarom hebben wij de van toepassing zijnde wetsartikelen voor jou op een rijtje gezet.
De informatie die wij op onze website plaatsen is enkel bedoeld voor informatiedoeleinden. Middels deze informatievoorziening proberen wij een algemeen beeld te schetsen van juridische casuïstiek. De informatievoorziening kan echter nooit worden gezien als juridisch advies in welke zin dan ook. Door de veranderlijke en complexe aard van de wet- en regelgeving kan het zijn dat sommige informatie op onze website niet langer juist is. Wij bevelen dan ook te allen tijde nadrukkelijk aan om een jurist te raadplegen over uw specifieke situatie. Elke vorm van aansprakelijkheid door het gebruik van informatie op onze website wordt door ons nadrukkelijk uitgesloten. Voor onze volledige disclaimer klik hier.
